Você sabe para que serve e como funciona o uso do eSocial no condomínio? Desde que foi criada, em 2014, a ferramenta ainda gera algumas dúvidas sobre seu uso e finalidade.
Antes de mais nada, saiba que o eSocial é o caminho para cumprir obrigações legais e garantir que as informações sejam bem registradas.
Portanto, neste artigo você entenderá um pouco mais sobre como funciona o sistema do eSocial e como implementar o uso na rotina do condomínio.
O que é o eSocial?
Instituído pelo governo federal em 2014, o eSocial, em linhas gerais, foi criado para ser um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Em outras palavras, o sistema reúne e unifica as informações fiscais devidas por quem emprega a quem está empregado.
Além disso, trabalhadores autônomos também têm suas informações reunidas por lá.
Ou seja, além de reduzir a burocracia para empreendedores, já que a digitalização substitui formulários e declarações em formato tradicional, a ferramenta também colabora na gestão de dados por parte dos órgãos governamentais.
Inclusive, a criação do eSocial é fruto de uma ação conjunta da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RBF), da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho.
O eSocial moderniza o envio desses documentos, traz mais transparência ao processo e ajuda a centralizar dados de colaboradores e outras informações úteis em uma mesma plataforma.
Nesse sentido, também permite que os órgãos envolvidos assegurem direitos, garantam que as obrigações sejam cumpridas e evitem fraudes.
Informações abordadas pelo eSocial:
- Informações de seguridade social
- Folha de pagamento
- Férias
- Admissão e desligamento de colaboradores
- Horas extras
- Acidentes de trabalho
- Informações de imposto de renda retido da fonte
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- GPS – Guia da Previdência Social
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
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Como funciona o eSocial no condomínio?
Primeiramente, vale lembrar que, desde que se tornou obrigatório, em 2018, o eSocial está sendo implementado por etapas para que o envio de dados aconteça de forma progressiva.
Portanto, os empregadores foram divididos em grupos e as informações obrigatórias distribuídas entre as fases.
Então, os condomínios, que pertencem ao Grupo 3, já passaram pela Fase 1, de envio das informações cadastrais e eventos de tabela, e Fase 2, com dados relativos aos trabalhadores e seus vínculos, além de afastamentos, desligamentos e alterações de contratos.
Desde maio de 2021, com a implantação da Fase 3, o envio da Folha de Pagamento também passou a ser obrigatório, além de pagamentos, informações complementares ao fechamento e o fechamento em si.
No dia 10 de janeiro de 2022 ocorreu a Fase 4 para o Grupo 3, para envio dos eventos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho.
Para os condomínios o sistema significa uma gestão muito mais simplificada. Além de serem obrigatórias, as informações devem ser repassadas com antecedência.
Por exemplo, admissão, férias, licença-maternidade ou qualquer outra movimentação deste tipo deve ser comunicada pelo condomínio com antecedência à administradora.
Dessa forma, documentos importantes relacionados ao dia a dia do condomínio e dos trabalhadores que nele atuam estão organizados dentro do eSocial.
Na prática, a vida dos síndicos foi simplificada, já que os dados sobre funcionários, que antes eram exigidos bem mais detalhados, agora são submetidos ao processo simples e digital do eSocial.
O dia dia dos condomínios com o eSocial
Colabore no processo. Um alerta importante é de que os síndicos devem colaborar no repasse ágil das informações para a administradora do condomínio para que o envio de dados ao governo aconteça dentro do prazo.
Do contrário, o atraso ou o não cumprimento dos prazos pode acarretar multas para o condomínio, que podem variar de R$ 201,27 até mais de R$ 180 mil, a depender do tipo de informação e gravidade da situação.
Outro ponto é que se o condomínio possui uma administradora é ela que transmite os dados para o eSocial – é claro que, conforme falamos, para que isso aconteça é preciso receber as informações com antecedência.
Igualmente, entenda que se o condomínio possui apenas funcionários terceirizados também é obrigado a aderir ao eSocial.
Por fim, é importante que todo o ecossistema de um condomínio – condôminos, síndico, funcionários e administradora – entenda que o eSocial é uma obrigatoriedade e uma responsabilidade que deve ser levada a sério.
Pense que, com compromisso e seriedade, as regras são cumpridas e o condomínio se mantém em dia com as suas obrigações.
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Fonte: Síndico In
