A gestão de um síndico passa por diversos desafios e, com toda a certeza, a previsão orçamentária condominial é um deles.
De antemão, você já deve imaginar que tudo aquilo que pertence ao campo financeiro requer atenção redobrada e uma série de medidas combinadas.
Então, neste post você vai conferir as principais dicas para não errar na hora de montar o planejamento financeiro do condomínio. Vamos lá?
Previsão orçamentária condominial: o que é?
Antes de mais nada, vamos entender do que estamos falando exatamente. A previsão orçamentária nada mais é do que a análise, decisão e elaboração de um documento que mostra como o dinheiro arrecadado pelo condomínio será gasto no ano seguinte.
Neste sentido, as despesas futuras são previstas levando em consideração os custos que foram registrados no período anterior.
Depois de elaborada, a previsão orçamentária deve chegar ao conhecimento dos condôminos para que saibam o que prevê o documento.
Portanto, síndico e Conselho Fiscal devem apresentá-la, obrigatoriamente, durante assembleia geral pelo menos uma vez ao ano. A escolha do exato período fica estipulado na convenção de condomínio, podendo ser no final do ano ou no primeiro trimestre do ano vigente.
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Qual a origem do recurso da previsão orçamentária?
Essa é uma pergunta bem comum, então é importante ter bastante atenção nessa parte. Os recursos que serão considerados na previsão são todas aquelas quantias que entrarem na conta do condomínio.
Em outras palavras, as taxas de condomínio e o aluguel das áreas comuns são os recursos administrados através da previsão orçamentária condominial.
Além disso, é com base nessa previsão que a atualização do valor da taxa condominial é feita. Ou seja, se o documento for bem analisado e elaborado, o resultado pode refletir até mesmo em uma economia nas despesas para os moradores no ano vigente.
Agora que você já sabe como funciona o documento, vamos aos 7 passos para uma boa elaboração da previsão orçamentária:
1) Saiba o que levar em consideração
A primeira dica pode parecer óbvia, mas sempre vale a pena reforçar. Saiba exatamente o que levar em consideração na hora de formular a previsão orçamentária.
Logo, é preciso priorizar todas as necessidades e todos os compromissos do prédio e de seus condôminos.
Tome como focos principais valorizar o imóvel e melhorar sempre a vida coletiva no condomínio.
2) Liste as despesas dos últimos meses
Antes de mais nada, é fundamental entender todas as despesas recentes do condomínio para, com base nisso, conseguir projetar os gastos futuros.
Dessa forma, a lista deve considerar itens como:
- Manutenções preventivas
- Folha de pagamento de funcionários
- Valor de contas, como água e luz
- Materiais de limpeza e de escritório
- Valor do seguro do condomínio
- Pagamento de impostos
- Pagamento de férias, 13º salário e rescisões
- Equipamento de segurança
- Contribuições previdenciárias
- Prestadoras de serviço
Do mesmo modo, além dessas despesas fixas, aqueles gastos sazonais, que variam conforme a época do ano, também devem ser levados em conta. Por exemplo, considerar que, durante o verão, a conta de água provavelmente terá algum tipo de acréscimo.
Por fim, os imprevistos também precisam ser contemplados e é por isso que uma das grandes dicas é arredondar um pouco os valores para que exista essa espécie de “respiro” no orçamento.
3) Checar melhorias e manutenções
É na previsão orçamentária que devem estar listadas todas intervenções de melhoria do condomínio e, também, as manutenções preventivas e obrigatórias que devem ser respeitadas ao longo do próximo ano.
Então, essa é a hora de olhar com atenção para eventuais obras e fazer o checklist das documentações obrigatórias que, muitas vezes, devem ser renovadas periodicamente.
Depois, é preciso entender o que é mais urgente e fazer uma pesquisa de mercado para verificar os valores aproximados que possam ser adicionados à previsão.
4) Inclua o fundo de reserva
Esse é o momento de incluir na previsão orçamentária a quantia destinada ao fundo de reserva. Para saber como funciona o uso e administração desse recurso, confira a matéria no blog.
Por outro lado, é preciso entender, primeiro, se a convenção do condomínio permite e prevê a implementação de um fundo de reserva. Em caso positivo, inclua o fundo no orçamento.
5) Considere os índices de correção
É fundamental entender que todos os custos do condomínio – exatamente como acontece em um lar – são impactados pelas correções anuais de impostos.
Portanto, muitos contratos, por exemplo, são corrigidos pelo Índice Geral de Preços do Mercado (IGPM). Então, é fundamental analisar todos os contratos vigentes e seus índices de reajustes.
Nesse sentido, a inflação também vai guiar a correção dos salários dos funcionários, que acompanha o reajuste acordado entre sindicatos, sofrendo variação a depender da região do país. Considere isso também no cálculo.
6) Conte com uma administradora para elaborar a previsão orçamentária
Aqui estamos falando de uma das decisões mais assertivas de um síndico: contar com uma administradora de condomínio que possa organizar e construir documentos importantes, como é o caso da previsão orçamentária condominial, com toda a experiência necessária.
Em outras palavras, a administradora poderá reunir todas as informações necessárias para elaborar o planejamento financeiro. Outro caso é que dados sobre inadimplência, que também impactam a previsão, também serão trabalhados pela parceira.
Por exemplo, na Auxiliadora Predial, o setor de Condomínios elabora a previsão orçamentária inteiramente direcionada para a economia e otimização de custos.
7) Aprove a previsão orçamentária em assembleia
Por último, a previsão orçamentária condominial precisa ser apresentada a todos os moradores. Para isso, uma reunião de assembleia é convocada especificamente para isso.
Tornar a reunião de fácil entendimento, dinâmica, apresentando gráficos e elementos gráficos que simplifiquem a compreensão e envolvimento dos presentes com o tema é sempre uma boa estratégia.
A previsão é aprovada quando há a maioria simples dos votos dos condôminos. Posteriormente, para acompanhar a evolução do orçamento, o síndico pode apresentar, mensalmente, um balanço do planejamento.
Por outro lado, se não for aprovada, a previsão orçamentária que continua valendo é aquela que foi realizada no ano anterior – e, por isso, sem reajuste da taxa condominial. Neste caso, cabe ao síndico informar que cortes de despesas deverão ser feitos, já que os gastos do ano seguinte provavelmente serão maiores do que a receita.
Passo a passo a rápido
O que o síndico deve levar em consideração
- Levantamento de todas as necessidades do condomínio, mesmo que já exista uma Previsão Orçamentária condominial
- Analisar todos os contratos vigentes e seus índices de reajustes
- Considerar a inadimplência e, se necessário, orçar um percentual extra de cobertura
- Analisar as manutenções ordinárias necessárias
Pontos de alerta
- Analisar corretamente os índices e o mês do reajuste
- Analisar o comparativo da qualidade dos serviços prestados X valor pago
- Avaliar a capacidade de pagamento dos moradores, considerando a inadimplência
Dicas gerais
- Elaboração e apresentação da Previsão Orçamentária devem ser feitas com muita atenção e clareza;
- Nunca deve ser proposto um reajuste ou valor que não comporte a realidade do condomínio. Isso gera prejuízos a todos os condôminos, que podem ser financeiros – quando gerar saldo devedor – e até de qualidade do serviço prestado;
- Menor valor nem sempre é o melhor serviço, especialmente em relação à segurança fiscal e legal.
Agora que você já tem as principais dicas para a elaboração de uma previsão orçamentária condominial, veja aqui todos os serviços que a Auxiliadora Predial oferece para a administração com foco na saúde financeira do condomínio.
